Planilha para Organização de Retiros e Acampamentos

Você quer organizar seu retiro mas nem sabe por onde começar? Quer fazer seu retiro mas não tem a mínima ideia de como manter o dinheiro organizado, a lista de participantes atualizada, as despesas contas entre outras coisas mais? Pensar nisso tudo te dá uma dor de cabeça? Não se preocupe! A central de retiros, pensando nisso, criou a solução para seus problemas: um modelo de planilha completa para organização de retiros e acampamentos! Mas você poderia dizer: “planilhas são muito difíceis de usar”, não a nossa, além disso, esse artigo irá te explicar passo a passo de como preenche-la.

Depois que você tomou a decisão e baixou a planilha no site, observe que a planilha possui duas páginas com os nomes, respectivamente, “Organize seu retiro” e “Lista de Status dos Participantes”. E para que serve essas páginas? Serão nessas páginas que você irá colocar toda as informações relevantes do seu retiro.

Vamos começar explicando os itens da página “Organize seu retiro”. Logo no topo, há um local escrito “nome do retiro”, onde você irá colocar o nome e o tema do seu glorificante retiro. Na linha de baixo, você irá escrever o local do seu retiro (exemplo: chácara X, cidade Y, estado Z).  E na linha abaixo dessa, tem o item “contato do local do retiro” que o organizador do retiro irá colocar o telefone e/ou e-mail de onde ocorrerá o retiro. Ao lado dos itens já descritos, você irá digitar a data de quando iniciará o retiro e, logo abaixo, o nome do responsável pelo abençoado retiro.

Após ter preenchido todos os itens descritos até agora em nossa planilha para organização de retiros e acampamentos, está na hora de anotar as receitas do retiro na parte “Receitas do retiro”. As receitas não são nada mais, nada menos do que o dinheiro acumulado para a realização do evento. É o dinheiro que entra em caixa. Então, é possível ver pequenas tabelas dentro dessa área destinada à receita. Qual começar a preencher primeiro? Vamos começar da esquerda para direita: “Valores recebidos das Inscrições”

Obviamente, você, durante o seu planejamento para o retiro, decidiu o valor da inscrição para cada indivíduo. Então, na tabela “Valores recebidos das Inscrições” irá estar anotado o montante de dinheiro arrecadado devido às inscrições. Você vai preencher da seguinte forma: na coluna que está escrito “tipo de inscrição” está indicando que tipo de pessoa foi inscrita no retiro se foi uma criança, adolescente ou um adulto. Na coluna ao lado, você irá preencher a quantidade de inscritos para cada categoria, quantas crianças foram inscritas, quantos adolescentes foram inscritos e quanto adultos foram inscritos. É importante você colocar os valores corretos ao lado da categoria correta. Depois, na terceira coluna, chamada “Valor do ingresso do retiro”, você irá colocar o valor de ingresso de cada categoria. No final, a própria planilha irá multiplicar o número de inscritos pelo valor do ingresso do retiro, resultando a receita total para cada categoria, isto é, a planilha irá dar o valor total arrecadado para as inscrições das crianças, adolescentes e adultos.

Ao lado da tabela que você acabou de preencher todos os itens, “Valores recebidos das Inscrições”, existe a tabela mais simples chamada “Valores recebidos dos Patrocinadores”. Nesta tabela você colocará os valores recebidos pelos seus patrocinadores, por menor que seja, coloque.

Se sua comunidade da sua igreja fez doações para seu retiro, temos uma tabela para registrar esses valores também! Mas pode colocar qualquer tipo de doação recebida na tabela “Valores recebidos de doações”.

Mais embaixo, temos uma tabela destinada à anotação de outros valores coletados, isto é, valores que foi juntado pelos inscritos em um bazar beneficente ou qualquer valor que não se encaixa nas outras categorias. Simples assim!

Por último, na parte das receitas, haverá uma tabela dizendo “Receita Total” e essa tabela irá indicar o quanto foi arrecadado com as inscrições, com os patrocínios, com as doações, e outras receitas. No final, a tabela sozinha irá somar e mostrar para você, organizador de retiro, o quanto no total foi arrecadado. Nada de fazer contas na calculadora! A planilha faz tudo automaticamente, pois ela foi feita para facilitar a sua vida e a organização do seu retiro.

Agora, vamos para a parte das despesas. Despesas serão os gastos que o retiro irá custar. Então, mais abaixo, ainda na página “Organizando seu Retiro”, há a parte para as despesas, onde você irá anotar todos os gastos que a organização do retiro irá causar.

A primeira tabela que podemos perceber é a que será escrito os gastos com as diárias dos participantes e você irá preencher da seguinte forma: em cada linha, há uma categoria diferente para cada tipo de diária (se é de criança com alimentação, se é de criança com alimentação, se é de adolescente sem alimentação e por aí vai), e, na coluna ao lado, você irá colocar o valor da diária para cada categoria. Depois, na próxima coluna, a chamada “Quantos dias?”, será anotado o número de dias que a categoria passará hospedada (exemplo: 3 dias). E, por fim, na terceira coluna, coloque o número de inscritos para cada categoria respectivamente. A planilha automaticamente irá multiplicar o valor da diária, pelo número de dias, multiplicada pelo número de inscritos, isto é, a planilha vai calcular sozinha a despesa para cada categoria.

A próxima tabela é sobre os gastos da infraestrutura e decoração. Você colocará o custo da diária na tabela.

Descendo um pouco mais a página da planilha, encontramos a tabela de alimentação que será completada com valor da diária da comida separada, cozinheiras separadas, bebidas separadas e outros. Se não possuir esses gastos, deixe-os em branco.

Ao lado há a tabela para outros gastos que ocorrem, como por exemplo o custo de um convidado para dar uma palestra no culto ou um transporte, encontram lugar aqui.

Há uma tabela para anotar os gastos diários com divulgação, se houver. E, mais uma vez, se não existir esse tipo de gasto na organização do seu retiro, deixe-o em branco.

E, por fim, como na parte das receitas do retiro, tem uma tabela que irá resumir todas as suas despesas e no final irá somar tudinho para você. Tudo automaticamente, você vai preenchendo a tabela e ela já vai somando os gastos.

É muito importante ressaltar que para a planilha dar certo, nos espaços em branco, digitar somente números, não escrever, pois, caso contrário dá erro, e a planilha não irá somar tudo sozinha.

Já a outra página, “Lista de Status dos Participantes”, você irá preencher com o nome do participante, com o status de pagamento (pago ou não pago), valor que foi pago e a data do pagamento. Simples assim!

Esperamos que tenha baixado e gostado da nossa planilha para organização de retiros e acampamentos, fizemos com muito carinho com o intuito de poder ajudá-lo na organização do seu próximo evento. E quem sabe até mesmo economizar nos principais pontos do seu retiro.