Organizar e Planejar um Retiro pode ser uma atividade estressante e complicada às vezes, não é mesmo? A gente precisa tomar muitas decisões, além de realmente ter muita coisa pra fazer do começo ao fim. Esse artigo vai ajudar você que está pensando em organizar um Retiro seja ele religioso ou não, e vai te dar ferramentas para planejar melhor e também aproveitar o seu Retiro com sucesso, sem se estressar muito.
O guia completo para planejamento de Retiros foi feito para te ajudar a organizar os componentes mais importantes para se organizar um Retiro. Vamos dar exemplos e idéias que podem te ajudar a fazer o seu Retiro ser inesquecível. O guia também vai te ajudar a se estruturar melhor para diminuir o stress todo do planejamento do evento, do começo ao fim. Vamos te ajudar pelo caminho todo: desde a parte de conseguir suporte e apoio financeiro para o Retiro, até o finalzinho da coordenação, promoção e finalização dos últimos detalhes do seu Retiro! Aproveite!
Se você está planejando um retiro, existe uma grande chance de que você vai precisar de apoio oficial. Antes de apresentar a sua proposta, tenha certeza que você fez uma boa pesquisa dos detalhes do seu Retiro, e que você preparou um plano que inclui valores financeiros. Quanto mais completo o seu plano, maior a chance de ele ser aceito.
Um Retiro é muitas vezes uma coisa que muitas comunidades precisam para atingir um objetivo comum, como aprender a confiar uns nos outros e a se respeitarem, ou crescerem juntos ou como indivíduos. Com Retiros bem feitos, as pessoas podem também aprenderem a trabalhar juntas, e serem mais próximas, e desenvolver grandes amizades.
Infelizmente, muitas pessoas não sabem dos grandes benefícios dos Retiros, e muitas vezes elas não conseguem ver como os retiros nos ajudam a chegar mais próximos desses objetivos tão nobres. Existem muitas maneiras que um retiro bem organizado pode ajudar um grupo de pessoas.
Como um Retiro pode ajudar seu grupo?
- Retiros oferecem uma mudança de cenário do dia a dia, e uma forma das pessoas sairem um pouco de suas rotinas;
- As pessoas sempre retornam de retiros se sentindo mais renovados e motivados;
- O grupo aprendem sobre os seus membros e sobre si mesmos;
- Eles desenvolvem a confiança, relacionamento mais fortes e laços dentro da comunidade;
- Melhora na comunicação;
- Ajuda na interação entre duas pessoas (sem ser por meio do telefone!) em um novo lugar;
- Você sai da sua rotina e muda sua perspectiva, mudando assim a forma de pensar sobre algumas coisas;
- Ajudam os participantes a se desligarem um pouco de seus telefones e mídias sociais;
- Dá ao grupo um tempo e espaço para auto-reflexão;
- Ajuda o grupo a se divertirem juntos!
Quando você for fazer um pedido de aprovação para um retiro, faça um plano bem detalhado sobre o Retiro, explicando oficialmente quais são os propósitos, benefícios e implicações do seu Retiro.
Existem vários fatores que você precisa considerar antes de pedir aprovação para o seu Retiro. A forma mais fácil de apresentar as suas ideias é com um planejamento do retiro por escrito.
Quando você estiver planejando a proposta para o seu retiro, você pode pedir uma verba antes da proposta ou depois da proposta. Tudo vai depender de como são as coisas na sua organização.
Se você não tiver uma verba previamente aprovada para o seu retiro, você deve preparar a sua proposta incluindo preços por localização, atividade, alimentação, eventos, transporte, etc. Dessa forma, quando você for pedir pela verba que necessita para o seu retiro, não vai haver nenhuma surpresa, e a chance de você receber uma verba menor do que realmente precisa diminui bastante.
Se você já tiver uma verba antes de descobrir o lugar só seu retiro, as atividades, o transporte, você vai precisar ajustar os mesmos a verba que você tem. Nessa situação, se você puder propor várias opções que estão dentro dessa verba, essa seria a melhor opção.
Em alguns casos, sua instituição não poderá ajudar o financiamento do seu retiro, nem totalmente, e nem parcialmente. Isso não significa que você não pode ter o seu retiro. Existem muitas alternativas que vamos apresentar.
Formas de obter dinheiro para seu retiro:
- Um macarrão ou café comunitário, lave os carros da sua comunidade, venda bolos ou docinhos;
- Faça um evento como uma corrida, caminhada, maratona;
Faça uma parceria com um restaurante ou uma organização local; - Venda camisetas, bonés, canetas, entre outros;
- Uma noite de jogos ou um show de talentos, um bingo ou uma caca ao tesouro;
- Peca auxilio para a sua comunidade.
Parte 2: Planejando Detalhes Importantes para seu Retiro
Para planejar um retiro é preciso muita organização, para que seu evento seja um sucesso. Isso vai desde identificar um local, até as atividades, planejamento da alimentação e tudo o mais. Como planejador do evento, você tem muitas decisões a tomar. A primeira decisão importante ao planejar seu retiro é descobrir qual é o tipo de retiro você quer fazer.
Voce ja escolheu a area em que o seu retiro vai ser e ja definiu quem vai participar do seu retiro? Retiros para um grupo religioso, ou um time de pessoas, um grupo de amigos, ou familia, ou time esportivo, um retiro para homens ou para um grupo de mulheres podem ser bem diferentes uns dos outros, dependendo das necessidades do grupo.
É importante considerar informações sobre os participantes como preferencias de alimentação para o retiro, alergias ou acomodações físicas que precisam ser feitas para o conforto dos membros do seu retiro. Quando você entender o que os seus participantes precisam, você pode então entender qual a experiencia que eles precisam ter, e só então você pode escolher onde será o local para o seu retiro. Assim você vai poder decidir os detalhes baseando-se na localização do local, acomodação, atividades e objetivos que você quer atingir. Muitas pessoas gostam de usar chácaras e sítios especialmente organizados para retiros. Isso pode ser uma ideia interessante, porque eles já oferecem todos esses itens pra você, com um melhor custo benefício, comparado com o que você conseguiria organizar sozinho.
Tipos de Retiro
- Retiro de homens
- Retiro de mulheres
- Retiro de jovens
- Retiro educacional
- Retiro de família
- Retiro para times
- Retiro para escritório
Coisas importantes a se considerar em um Retiro
- Localização
- Preço
- Comodidades
- Atividades
- Acessibilidade e retrições
- Alimentação e necessidades especiais
- Acomodação
Quando você se decidir por um lugar e uma data, agora é a hora de escolher um tema para o seu retiro. Os retiros com mais sucesso são aqueles que tem um tema para suas atividades, discussões, jogos e outras experiencias de aprendizados, para que sejam focadas. Quando um tema for definido, é mais fácil escolher o título do retiro e as atividades baseadas nesse tema.
Exemplos para temas de retiro para homens
O ciclo da vida
Esse retiro vai oferecer uma nova perspectiva de novos começos para homens que muitas vezes se encontram em momentos de muito estresse no trabalho e na vida familiar. Desliguem seus celulares e pausem suas obrigações por um tempo para focar os altos e baixos da vida, e nos milagres que acontecem na sua vida, e na habilidade que temos de crescer a aprender com as circunstâncias.
Conte sua história
Exemplos para temas de retiro para mulheres
Bolsas e Orações
Com o tema “Bolsas e Orações”, você pode ajudar as mulheres a lembrarem-se de tirarem um tempinho todos os dias para oração e contemplação. Toda vez que algo pequeno, como um chaveiro, um cartão, uma pedra ou algo parecido, e encontrado, ela se lembra de fazer uma oração e respirar antes de continuar.
Noite para se cuidar
Já que as mulheres estão sempre se preocupando em cuidar dos outros, elas se esquecem de cuidarem de si mesmas. Muitas mulheres se sentem culpadas por tirarem um tempinho ou dinheiro para irem em um salão para cuidarem de si. Seu corpo é um presente de Deus, e tomando conta de si mesma, você poderá servir melhor a sua família e a sua fé.
Exemplos para temas de retiro para jovens
Ame a sua #SELFIE
A sociedade hoje nos diz como devemos ser, nos vestir, pesar, que cores e estilos são populares, que produtos nos definem como pobres ou ricos… Para adolescentes, que estão em uma fase de se decidirem quem são e o que os define, as questões de autoestimasãosuper importantes. O retiro “Ame sua #SELFIE” foca no que os jovens gostam e acham único sobre si mesmos, e os outros ao seu redor, e as pessoas com as quais convivem.
Mais idéias de temas de retiros para jovens e crianças
Tema para retiro educacional
Mudança de perspectiva
Este retiro educacional vai criar um pouco de descoforto, porque os temas discutidos sao controvertsos. Mas, esse retiro vai dar a oportunidade para as pessoas discutirem os temas livremente e sem se sentirem julgados. As diferenças entre as escolhas de cada participante poderão vira à tona, mas as atividades e discussões do retiro vão ajudá-los a encontrar o que têm em comum.
Tema para retiro familiar
Família moderna
Nos dias atuais, parece impossível para os jovens viverem seu seus telefones. Tudo o que eles precisam estão nesse pequeno dispositivo: calendários, agenda, listas, telefonemas, mensagens, amigos, emails, tudo! O tema que discute a família moderna tem o objetivo de devolver o controle do caos mental que esses dispositivos nos trazem, e que trazem à vida que criamos ao redor deles. Discutiremos sobre possíveis “finais de semana sem tecnologia”, aplicativos Bíblicos e devocioais, e outras formas de dedicarmos tempo para família e fé para criar debates saudáveis e para a auto-reflexão durante esse retiro.
Temas para Retiros para Times
Obstáculos e Oportunidades
Os times de hoje passam por grande obstáculos muitas vezes. Em vez de deixarem que os obstáculos os intimidem, tirem sua coragem ou os atrapalhem, vamos focaram em discussões e atividades que ensinam os membros do time a transformarem os obstáculos em oportunidades, através de resolverem problemas, procurando por várias maneiras de encontrar soluções e ajudar a encontrar oportunidades para crescimento e aprender com as situações da vida.
Tema para retiro de escritório
Compartilhe a visão
Com um retiro com o tema de “Compartilhe a visão”, os membros vão perceber quão importante eles são, e eles receberão informação sobre os sucessos antigos da empresa, e como usar essas idéas para criar sucessos hoje.
Mais idéias para temas de retiro
- Um verso específico da Bíblia
- Um título de uma música
- Presentes espirituais
- Testes de personalidade
- Auto-reflexão
- Comunicação
- Amizade
- Auto-estima
- Fazendo escolhas
- A vida de seu próximo
Temas para retiro com frases cativantes:
- Duro como uma pedra
- Vivendo a vida ao máximo
- Alcançando sua Alegria
- Choque de Realidade
- E agora?
- Jornada Espiritual
- Como lidar com o stress/ perd
- Fazendo a diferença
- Do medo à liberdade
Quando o retiro já estiver planejado, é hora de fazer as reservas. Vá até a Central de Retiros, escolha o local do seu retiro e faça sua reserva de forma super rápida e simples. Quando as reservas estiverem feitas e confirmadas, comece a pensar em como você poderá avisar as pessoas sobre o seu retiro. Quanto mais você planejar e promover o seu retiro, maior o número de pessoas interessadas. Muitas vezes, os lugares que oferecem retiros têm alguns guias de como planejar e divulgar o seu retiro.
O processo de reservas
Como organizador de retiros, você precisa ajudar os membros a fazer as reservas, planejar os eventos e atividades do retiro, fazer e conferir o pagamento dos depósitos, organizar os materiais e muitas outras coisas. Muitas pessoas não entendem como isso é complicado. Abaixo vamos ajudar você a se assegurar que você não se esquecerá de nada e que seu retiro seja um sucesso.
Não se esqueça de:
- Solicitar a reserva do local do seu retiro pela Central de Retiros
- Aguardar até que a solicitação de reserva seja aceita, e então pagar para fazer a confirmação da sua reserva pela Central de Retiros
- Ler o contrato completo antes de assiná-lo com seu local de retiro escolhido
- Criar um calendário para seu controle pessoal de datas para não se atrasar com nada
- Criar uma planilha para organização do evento
- Organizar formulário para menores, se necessário
- Certificar-se que todos os formulários estão corretos e assinados corretamente
- Organizar os eventos durante o retiro
- Alugar equipamento
- Ajudar os participantes a responderem perguntas sobre o retiro
- Ajudar na comunicação dos participantes do retiro
Promovendo seu Retiro
Ao promover o seu retiro com material informativo e atrativo, você aumenta suas chances de muitas pessoas se interessarem pelo seu retiro, e isso pode ajudar muito ao seu evento ser um sucesso. Ao decidir como promover o seu retiro, considere o seguinte, de acordo com a audiência do seu retiro:
Materiais impressos:
- Brochuras
- Pôsteres
- Folhetos
Materiais de mídia social
- Páginas do Facebook ou Eventos
- Vídeos e apresentações
- Emails
- Convites
Gerenciando cadastros
Se os participantes do seu retiro estiverem preparados e engajados, seu retiro terá maior sucesso. Se seus participantes receberem informação boa sobre o evento e atividades, eles ficarão mais empolgados para o dia, e se prepararão melhor. Certifique-se que os participantes conheçam a programação do evento, mas também entendar como se cadastrar, como chegar lá e agendarem com antecendêndia o dia do retiro em seus calendários.
Material específico para seu Retiro
- Informação geral e localização
- Informação de cadastro
- Atividades
- O que levar
- Como se preparar
- Agenda de eventos
- Regras do Retiro
- Mapas de dentro e de fora
Cada time vai precisar de planejamento diferente, promoções diferentes e materiais diferentes, dependendo do tipo de retiro e também do grupo. Considere também quais as opções de cadastro os participantes podem ter para o seu retiro que seja mais conveniente.
Parte 4: Preparando-se para o Retiro
Agora que você já completou os estágios de planejamento, aprovação, seleção de local, preparação de atividades e todos os formulários, você deve estar se sentido bem preparado para o grande dia (ou fim de semana)!
Agora vamos nos preparar para o retiro em si. Seu trabalho como coordenador agora é não apenas se preparar para o evento, mas também ajudar seus participantes a se prepararem.
Últimos detalhes
Como organizador, é sua a responsabilidade de se preparar para o retiro de uma forma que leve o retiro ao sucesso. O planejamento agora é dos últimos detalhes do evento, pra ter certeza que você fez tudo na hora certa e que tudo vai dar certo.
A preparação final é feita alguns dias antes do retiro, e inclui pegar os materiais, terminar o planejamento de viagem ou transporte, checar o clima e temperatuda, checar de novo suas reservas e ter certeza de que todas as informações foram devidamente trocadas. Prepare então a área de chegada dos participantes e as atividades.
Confira o clima
- Certifique-se do clima para saber se todas as atividades (do lado de dentro e de fora das acomodações) vão poder ocorrer. Se houver uma possibilidade de mal clima, pense em um plano B.
Transporte
- Se transporte for necessário, faça seus preparativos para ter certeza que todos viajarão juntos. Certifique-se de que todas as pessoas viajando assinem uma folha de presença.
Eventos
- Se necessário, considere como os equipamentos visuais e de áudio serão pegos e levados de volta, bem como equipamentos de entretenimento e máquinas, músicos, vendedores, comida, etc.
Documentos
- Todos os documentos e pagamentos devem ter sido feitos com antecedência, mas é sempre bom checar antes de sair, por telefone ou pela internet. Verifique-se de que todos os documentos como mapas, brochuras, agendas, e outros, foram distribuidos aos participantes e que todos estão preparados para o evento.
Ajudando os participantes a se prepararem
As responsabilidades do organizador e dos participantes são bem diferentes. Mas também existem responsabilidades que são em similares, como as dos últimos preparativos. O organizador precisa ver o clima para ter certeza que as atividades serão feitas conforme planejado, mas o participante precisa ver o clima pra saber o que levar para o retiro.
Confira o clima
- Confira o clima e avise sobre ele aos participantes. Se ocorrerem algumas modificações no planejamento das atividades, ou se irão introduzir novas atividades, informe a todos o mais rápido possível.
Viagem
- Se transporte não for oferecido, ofereça ajuda para organizar caronas ou alternativas. Não se esqueça de mandar informação sobre datas com antecedência (para as pessoas se organizarem no trabalho), tempo de viagem, localização do evento, o que levar na mala e onde estacionar. Inclua algumas dicas sobre preparação individual para as pessoas como o que devem levar e manutenção do carro para que nada saia do planejado .
Pessoal
- Organize uma babá se necessario, tire os dias de folga do trabalho, confira a temperatura, o tempo de viagem e o trânsito, faça a mala e prepare todos os documentos e papéis, sua roupa do dia ou materiais extras que poderão precisar.
Documentos e detalhes
- Certifique-se de que toda a documentação e pagamentos estão em ordem. Traga documentos médicos, remédios ou outros documentos especiais que possa precisar. Traga impressões do site da Central de Retiros para informações rápidas para como falar com a gente, se for preciso.
Em Resumo
Parabéns! Se você leu esse artigo todo, você agora está pronto para planejar, ou evoluiu no planejamento, do seu retiro! Tem muita informação nesse artigo, então criamos uma lista pra você se organizar mais facilmente. Pode imprimir, se quiser!
Como organizar e planejar um Retiro de sucesso
- Pesquise opções para seu retiro
- Decida porque você quer organizar um retiro
- Decida quem são os participantes
- Crie um plano para o retiro
- O que?
- Quem?
- Quando?
- Onde?
- Porque?
- Como?
- Objetivos
- Crie um plano financeiro
- Obtenha aprovação
- Arrecade dinheiro se necessário
- Escolha um local para retiro pela Central de Retiros
- Escolha um tema
- Escolha um título para seu retiro
- Escolha as atividades do seu retiro
- Pleneje as discussões do retiro
- Faça a solicitação da reserva pela Central de Retiros
- Aguarde aprovação da reserva e faça o pagamento para receber a confirmação da reserva pela Central de Retiros
- Alugue os equipamentos necessários
- Providencie alimentação
- Providencie entretenimento
- Compete e envie documentos necessários
- Convide participantes
- Comunique com participantes informações importantes
- Promova seu Retiro
- Imprima os materiais
- Promova seu retiro nas mídias sociais
- Prepare e acompanhe o cadastro de participantes
- Confira detalhes de última hora
- Clima
- Finalize transporte
- Tire um tempo para preparação pessoal
- Ajude na coordenação e informação as participantes
- Ajuda no transporte dos participantes
- Ajude na chegada e contagem de participantes no viagem
- Colete pagamento final de participantes se necessário
- Não se esqueça de carregadores, roupas, remédios, itens higiênicos.
